Telefon służbowy bez tajemnic – co musisz wiedzieć, jeśli prowadzisz firmę?
Autor: Orange Flex
Data dodania: 3 July 2023
Telefon służbowy to dla wielu pracowników podstawowe narzędzie pracy. Na co dzień intensywnie korzystają z niego m.in. handlowcy, marketingowcy czy pracownicy obsługi klienta. Jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą możesz kupić swoim pracownikom telefony służbowe i wliczyć je w koszty firmowe. Sprawdź, o czym warto pamiętać, zanim przekażesz podwładnemu służbowy smartfon 📱
Z artykułu dowiesz się:
- Jakie zasady korzystania z telefonu służbowego warto ustalić z pracownikiem?
- Jak zadbać o bezpieczeństwo danych na telefonie służbowym?
- Czy trzeba odbierać telefony służbowe po godzinach pracy i na urlopie?
- Jaką ofertę wybrać na telefon służbowy?
Zasady korzystania z telefonu służbowego
Prowadzisz JDG i zastanawiasz się nad wzięciem telefonu służbowego dla swojego pracownika? Oto kilka rzeczy, które warto mieć na uwadze. Jeszcze przed powierzeniem pracownikowi telefonu dobrze jest sporządzić stosowną umowę, w której zostaną sprecyzowane zasady korzystania z telefonu służbowego. Co powinno się znaleźć w takiej umowie?
- podstawowe informacje o telefonie (marka i model),
- numer IMEI i numer karty SIM,
- informacja o dołączonych akcesoriach (np. ładowarka, słuchawki, karta pamięci),
- zasady korzystania z telefonu służbowego (np. informacje dotyczące postępowania w razie zagubienia lub kradzieży telefonu i używania telefonu w czasie prywatnym).
❗️❗️ Telefon służbowy w kosztach firmy: Pamiętaj, że telefon na firmę może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. Jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą możesz kupić nawet kilka telefonów służbowych, jednak musisz umieć wykazać, że faktycznie są Ci one potrzebne w firmie. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Jak często można kupować telefon na firmę i ile na tym zaoszczędzimy?
A tu poczytasz o tym, jak rozliczyć zakup telefonu na firmę.
Telefon służbowy dla pracownika a bezpieczeństwo danych
Jeśli sam korzystasz z telefonu służbowego, musisz pamiętać o zachowaniu zasad bezpieczeństwa. Podobnie jest w przypadku, gdy powierzyłeś telefon służbowy swojemu pracownikowi – jego również warto uczulić w kontekście bezpieczeństwa danych. To konieczne, by uchronić się przed kradzieżą danych – w końcu na telefonach służbowych najczęściej są przechowywane wrażliwe informacje. Jakich zasad przestrzegać, by jak najlepiej chronić dane zgromadzone na telefonie służbowym?
- ✅ Pamiętaj o regularnej aktualizacji systemu
Systematyczne aktualizacje oprogramowania i aplikacji to konieczność. Dzięki nim wprowadzane są do systemu poprawki zabezpieczeń, a firmowe dane zyskują lepszą ochronę.
- ✅ Zainstaluj oprogramowanie antywirusowe
Na telefonie służbowym, podobnie jak na komputerze, warto zainstalować oprogramowanie antywirusowe. Taki program będzie stanowił przeszkodę dla cyberprzestępców.
- ✅ Ustal hasło dostępu do telefonu
Chociaż mogłoby się to wydawać oczywiste, nadal nie każdy zabezpiecza swój telefon służbowy przy pomocy hasła dostępu. A to podstawowy sposób, by chronić zawartość urządzenia przed niepowołanym dostępem. Hasło może być w formie kodu PIN, odcisku palca lub skanu twarzy 3D.
- ✅ Regularnie twórz kopie zapasowe
Kopia zapasowa to ochrona danych w przypadku, gdy telefon służbowy się zagubi lub uszkodzi. Warto wykonywać ją regularnie, by nie utracić cennych danych i godzin pracy.
- ✅ Korzystaj z weryfikacji wieloskładnikowej
Weryfikacja wieloskładnikowa realnie podnosi poziom bezpieczeństwa danych. Warto ją stosować wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, szczególnie podczas logowania się do systemów firmowych czy na firmowe konta w mediach społecznościowych, które jakby nie patrzeć są Twoim kapitałem marketingowym.
- ✅ Korzystaj z VPN
Uzyskując połączenie za pomocą VPN, można w prosty sposób uniknąć ataków w sieci i zwiększyć cyberbezpieczeństwo.
Telefony służbowe po godzinach pracy i na urlopie
Zastanawiasz się, czy jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą możesz nakazać pracownikowi odbieranie telefonów służbowych po godzinach pracy? Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy możesz to zrobić, ale wówczas będzie to traktowane jako dyżur i będzie podlegać uregulowaniom prawnym. Jeśli pracownik nie zostanie oddelegowany na dyżur, może wyłączyć telefon służbowy 📱
Wynagrodzenie za pełniony dyżur przysługuje jedynie wtedy, gdy pracownik musiał odebrać przynajmniej jeden telefon. Jeśli podczas całego dyżuru nie wykonywał pracy, czyli nie odebrał telefonu, wynagrodzenie mu nie przysługuje.
Co z urlopami wypoczynkowymi? ⛱ Tutaj stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy jest jasne – pracownik co do zasady nie ma obowiązku odbierać telefonów od pracodawcy, gdy przebywa na urlopie. Dotyczy to zarówno połączeń na telefon służbowy, jak i tych kierowanych na jego numer prywatny. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, gdy w przepisach wewnątrzzakładowych zapiszesz obowiązek odbierania połączeń np. dla kluczowego stanowiska w firmie.
Służbowy telefon – jaką ofertę wybrać?
Telefon służbowy dla pracownika na niewiele się przyda bez dobrej oferty komórkowej. W przypadku JDG, które zatrudniają zaledwie kilku pracowników, idealnie sprawdzi się Orange Flex dla Firm. To oferta subskrypcyjna, która umożliwia:
- Elastyczną zmianę Planu w dowolnym momencie (Plany możesz zmieniać nawet raz na okres rozliczeniowy). Nie musisz podejmować decyzji na rok czy dwa lata z góry, jak ma to miejsce w ofertach abonamentowych – jeśli zmienią się potrzeby Twojego biznesu, po prostu odklikujesz wyższy lub niższy Plan w aplikacji.
- Wykupienie dodatkowych Planów dla pracowników. Najmniejszy Plan można kupić już za 15 zł – są w nim nielimitowane rozmowy, SMS-y i MMS-y. Oczywiście do dyspozycji masz też wyższe Plany zawierające pakiety GB różnej wielkości oraz dostęp do usługi UNLMTD, czyli nielimitowanego internetu. Planami dla współpracowników zarządzasz wygodnie przez swoje konto w aplikacji 📱
- Zawieszenie numeru w dowolnym momencie. Rozstajesz się z pracownikiem, a jeszcze nie zrekrutowałeś nowej osoby? Aby zoptymalizować koszty, Plan możesz zawiesić do czasu, aż znowu będzie Ci potrzebny (na maksymalnie pół roku) 💵
- Wygodne rozliczenia przez aplikację. Możesz zapomnieć o comiesięcznym opłacaniu faktur za telefony służbowe. W Orange Flex płatności dokonują się automatycznie – jak to w subskrypcji! 💳 Wystarczy podpiąć kartę lub zapewnić środki do płatności BLIKIEM. Wszystkie faktury znajdziesz w jednym miejscu w aplikacji. Będziesz też dostawać je mailem, aby łatwo było przekazać je do księgowości.