Jak i kiedy można wziąć telefon na firmę jednoosobową? Podpowiadamy!

Autor: Orange Flex

Data dodania: 8 August 2025

Chcesz zoptymalizować koszty biznesu? Są na to różne sposoby, m.in. możesz wliczyć wartość firmowego telefonu w koszty prowadzenia działalności. Sprawdź, o czym warto pamiętać, gdy myślisz o zakupie telefonu na firmę.

Co znajdziesz w artykule:

Kiedy można wziąć telefon na firmę, co z abonamentem i jakich zasad trzeba przestrzegać?
Co jeśli nie abonament, czyli czym charakteryzuje się Orange Flex dla Firm?
Co ile można kupić telefon na firmę?

Kiedy można wziąć telefon na firmę?

Przepisy ustawy o PIT i ustawy o CIT nie wskazują konkretnego katalogu produktów oraz usług, które mogą być kosztem uzyskania przychodów. Zamiast tego określają wyłączenia (czyli wydatki, które nie mogą zostać wliczone w prowadzenie firmy), które znajdziesz w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT. I tutaj dobra wiadomość – na tej liście nie ma telefonu służbowego.

Czy to oznacza, że każdy telefon można wliczyć w koszty firmy? Niezupełnie. Profesjonalne interpretacje podatkowe wskazują, że istotne jest to, by między wydatkiem a możliwością osiągnięcia przychodu w firmie istniało możliwe do udowodnienia powiązanie.

W przypadku zakupu telefonu na firmę bez wątpienia taki związek występuje. Kontakt telefoniczny z klientami, kontrahentami oraz pracownikami, dostęp do programów i kont firmowych, social media, wszelkiego typu narzędzia online… Smartfon jest dzisiaj centrum dowodzenia w firmie, wiadomo.

Co jednak ważne – ze służbowego smartfona musisz korzystać wyłącznie w celach służbowych, a nie prywatnych. Wówczas możesz kupić nawet dwa lub więcej telefonów na firmę – o ile będziesz w stanie wykazać, że wszystkie są Ci rzeczywiście potrzebne do prowadzenia biznesu.

Do kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej można wliczyć nie tylko zakup telefonu na firmę, lecz także abonament. Z tego względu, wybierając ofertę komórkową dla firm, warto zwrócić uwagę na możliwość zamówienia billingu od operatora. W razie wnikliwej kontroli skarbowej udowodnisz w ten sposób, że rozmowy były rozmowami firmowymi. Opcja ta nie jest możliwa w przypadku oferty na kartę, ale już w subskrypcji Orange Flex dla Firm masz taką możliwość.

Oferta dla firm w Orange Flex

No właśnie – czy wiesz, że mamy dobrą ofertę dla firm? 🙃 Jeśli chcesz wziąć telefon na firmę jednoosobową, to możesz pobrać na niego naszą aplikację Orange Flex i wybrać w niej jeden z 3 Planów firmowych.

W Orange Flex mamy dla Ciebie wiele udogodnień:

wygodnie zmieniasz Plan, kiedy potrzebujesz np. większej paczki GB – bez konieczności czekania do końca umowy (bo nie masz wielomiesięcznej umowy, tylko elastyczną subskrypcję),
podpinasz kartę w aplikacji i płatności robią się same,
dostajesz e-fakturę po każdej płatności,
jeśli chcesz, możesz dostać dodatkowe karty SIM lub eSIM z tym samym numerem za 0 zł – do Twojego smartwatcha, tabletu lub routera,
Orange Flex jest subskrypcją, nie abonamentem, więc możesz zawiesić usługę lub zrezygnować w dowolnym momencie.

Brzmi dobrze? Skorzystaj z oferty na start i odbierz 3 miesiące za 0 zł!

Jak prawidłowo rozliczyć telefon na firmę?

Do udokumentowania i rozliczenia kosztów zakupu zarówno telefonu na firmę, jak i oferty komórkowej potrzebujesz faktury VAT. Musisz wskazać w niej dane swojego biznesu, by móc zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodu i odliczyć podatek. Pozycje na dokumencie powinny być zgodne z prawdą i precyzyjne – inaczej nie uzyskasz prawa do korzyści podatkowych.

W Orange Flex dla Firm faktury za usługi otrzymujesz automatycznie w aplikacji, co znacznie ułatwia ich archiwizację i rozliczanie.

Sposoby rozliczenia zakupu telefonu na firmę

O sposobie rozliczenia wydatku na telefon na firmę decyduje kwota graniczna. Jeśli wartość urządzenia nie przekracza 10 000 zł (netto dla płatników VAT, brutto dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia VAT), możesz zakwalifikować je jako wyposażenie swojej działalności i rozliczyć jednorazowo w kosztach.

Gdy chcesz mieć droższy smartfon, wtedy trzeba uwzględnić go w środkach trwałych firmy – koszt będzie podlegał amortyzacji przez określony czas.

Warto wiedzieć: Jeśli masz telefon na firmę jednoosobową lub jesteś czynnym płatnikiem VAT i korzystasz z niego służbowo i prywatnie, odliczenie VAT wynosi zwykle 50%, a pełne rozliczenie kosztów zakupu sprzętu może być skomplikowane. W razie kontroli urząd skarbowy prawdopodobnie będzie chciał dokładnie wiedzieć, jaki procent wydatków zaliczasz do kosztów firmowych.

Przeczytaj również: Flex dla Firm – jak odliczyć telefon na firmę?

Telefon na firmę a ryzyka i obowiązki podatkowe

Jeśli korzystasz z telefonu na firmę w celach prywatnych, urząd skarbowy może zakwestionować te koszty. Podobnie jak w wypadku wszelkich innych kosztów firmowych musisz umieć udowodnić, że smartfon służył do celów biznesowych. Gdy US stwierdzi naruszenia obowiązków podatkowych, może zobowiązać Cię do:

korekty rozliczeń,
zapłaty dodatkowych podatków wraz z odsetkami.

Nieprecyzyjna lub wątpliwa dokumentacja firmy zwiększa ryzyko poważniejszych konsekwencji, np. kar finansowych.

Praktyczne aspekty zakupu telefonu na firmę

Co jeszcze warto wiedzieć, jeśli chodzi o zakup telefonu na firmę?

Możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu również wartość ubezpieczenia smartfona i obniżyć podstawę opodatkowania. Dodatkowo polisa chroni telefon i akcesoria przed uszkodzeniami, kradzieżą czy nieautoryzowanym użyciem.
Kupując smartfon na firmę, nie musisz płacić całej kwoty gotówką. Możesz wybrać dogodny sposób zapłaty – jednorazowy, ratalny lub leasing. Przy pierwszej opcji rozliczysz koszty od razu, a przy pozostałych rozłożysz je w czasie.
Możesz uwzględnić w kosztach firmowych dodatkowe usługi, np. pakiety internetowe, roaming czy aplikacje mobilne potrzebne przy Twojej działalności gospodarczej.

Jak często wymieniać telefon na firmę?

Telefon firmowy to inwestycja w biznes. Przy intensywnym użytkowaniu sprzęt zużywa się – nieraz szybciej niż ten prywatny. Oprócz tego postęp technologiczny, w tym rozwój AI i innych rozwiązań dla przedsiębiorców, sprawiają, że warto pokusić się o zakup nowszego modelu. Z drugiej strony – ze względów ekologicznych dobrze byłoby zachować umiar i nie wymieniać smartfona co roku, gdy tylko wyjdzie nowsza wersja flagowca…

Decyzja o wymianie nie jest prosta i dużo zależy od indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Złotym środkiem może być stawianie od początku na dobrej jakości sprzęt, który będzie miał szansę spokojnie posłużyć te 2-3 lata. No i wybierając smartfon na firmy, na pewno wybierz model, który obsługuje kartę eSIM – w 2025 roku to już must have!

Tutaj możesz poczytać więcej: Jak często można kupować telefon na firmę i ile na tym zaoszczędzimy?

Telefon na firmę – podsumowanie najważniejszych kwestii

Gdy rozważasz zakup telefonu na firmę, pamiętaj, że:

sprzęt powinien służyć do celów służbowych i potrzebujesz faktury na firmę, by móc skorzystać z odliczeń podatkowych,
o sposobie rozliczenia kosztów nabycia sprzętu firmowego decydują ustalone limity kwotowe,
możesz mieć nawet kilka telefonów na firmę, pod warunkiem że jest to uzasadnione dla profilu Twojej działalności,
jeśli nie prowadzisz precyzyjnej dokumentacji finansowej lub naruszasz obowiązki podatkowe, możesz narazić się na poważne konsekwencje karno-skarbowe.

Pierwszy raz Flex?

Zazdro! Subskrypcja w apce to złoto, a z promkami na start to już w ogóle 11/10.

Tap do promek